Rechtliches
Allgemeine Geschäftsbedingungen
für VoiceWelle
Version 2.0 — Stand: 17. September 2026
Teil A — Allgemeine Geschäftsbedingungen
1. Anbieter und Geltungsbereich
1. Anbieter von VoiceWelle ist:
AeManie GmbH
Uhlandstraße 16
87437 Kempten (Allgäu)
Deutschland
Amtsgericht Kempten (Allgäu), HRB 17503
Geschäftsführer: Herr Manie
E-Mail: info@voicewelle.de
nachfolgend „AeManie“ oder „VoiceWelle“.
2. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung von VoiceWelle zwischen AeManie und Kunden, die Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen sind. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
3. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt. AeManie darf geeignete Nachweise der Unternehmereigenschaft verlangen.
4. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn AeManie ihrer Einbeziehung ausdrücklich in TextForm zugestimmt hat.
5. Zwingende gesetzliche Rechte, insbesondere nach dem Telekommunikationsgesetz, der Datenschutz-Grundverordnung und der Verordnung (EU) 2024/1689, bleiben unberührt.
2. Vertragsunterlagen und Rangfolge
1. Bestandteile des Vertrags sind in folgender Rangfolge:
- individuell vereinbartes Angebot oder Auftragsformular;
- Leistungsbeschreibung und gegebenenfalls vereinbartes Service Level Agreement;
- Preisblatt;
- diese AGB;
- Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich Anlagen.
2. Bei Widersprüchen geht die jeweils höherrangige Regelung vor. Datenschutzrechtliche Weisungen und zwingende Vorgaben des Auftragsverarbeitungsvertrags bleiben unberührt.
3. Produktbeschreibungen, Demonstrationen, Testzugänge und Angaben auf der Website stellen keine Beschaffenheitsgarantie dar, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich vereinbart wurden.
3. Vertragsgegenstand
1. VoiceWelle ist eine cloudbasierte B2B-Plattform für KI-gestützte Telefonannahme, Gesprächsautomatisierung und damit verbundene Geschäftsprozesse.
2. Je nach Tarif und Konfiguration kann VoiceWelle insbesondere folgende Leistungen bereitstellen:
- Nutzung oder Bereitstellung einer deutschen geografischen Festnetzrufnummer;
- Annahme und Bearbeitung eingehender Anrufe durch einen KI-Telefonassistenten;
- Gesprächsführung anhand kundenseitig bereitgestellter Inhalte und Vorgaben;
- Weiterleitung an Mitarbeitende, Abteilungen oder andere Zielrufnummern;
- temporäre Verarbeitung von Gesprächsaudio;
- Erstellung und Speicherung von Transkripten, Zusammenfassungen und Metadaten;
- Versand von Gesprächszusammenfassungen;
- Bereitstellung von Gesprächs- und Nutzungsinformationen im Kundenportal;
- Anbindung von Kalendern, CRM-, E-Mail-, Automatisierungs- und sonstigen Drittsystemen;
- optional vereinbarte Rückruf-, SMS-, WhatsApp-, Outbound- oder Integrationsfunktionen.
3. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich ausschließlich aus dem gebuchten Tarif, der Leistungsbeschreibung, der freigeschalteten Konfiguration und einem etwaigen individuellen Angebot.
4. VoiceWelle ist keine Notruf-, Alarmierungs-, Leitstellen-, Rettungsdienst-, Sicherheits- oder Krisendienstleistung. VoiceWelle darf nicht für Notrufe, lebenswichtige Kommunikation oder andere sicherheitskritische Prozesse eingesetzt werden.
5. Soweit nicht ausdrücklich vereinbart, schuldet AeManie keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, keine bestimmte Gesprächsabschlussquote und keine fehlerfreie inhaltliche Entscheidung des KI-Systems.
4. Vertragsschluss und Bereitstellung
1. Angebote von AeManie sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden.
2. Der Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots, elektronische Bestellung mit Annahme durch AeManie, Auftragsbestätigung oder spätestens durch Freischaltung des Dienstes zustande.
3. AeManie darf den Vertragsschluss oder die Bereitstellung insbesondere von vollständigen Unternehmensdaten, einer Identitäts- oder Adressprüfung, einer Bonitätsprüfung, einer gültigen Zahlungsmethode sowie den für Rufnummern oder Telekommunikationsleistungen notwendigen Nachweisen abhängig machen.
4. Vom Kunden gewünschte Einrichtung, Konfiguration, Gesprächslogik, Wissensbasis oder Integration ist nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich Vertragsbestandteil ist.
5. Test- und Demozugänge dürfen funktional oder zeitlich beschränkt werden. AeManie kann sie jederzeit deaktivieren, sofern nichts anderes vereinbart ist.
5. Nutzungsrecht und Zugang
1. Für die Vertragsdauer erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, VoiceWelle im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
2. Der Kunde darf VoiceWelle nicht ohne vorherige Zustimmung von AeManie Dritten zur eigenständigen Nutzung überlassen, weiterverkaufen oder als Telefonie-Transit-, Carrier-, Reseller- oder Callcenter-Infrastruktur bereitstellen. Verbundene Unternehmen gelten nur dann als mitberechtigt, wenn dies vereinbart wurde.
3. Zugangsdaten und API-Schlüssel sind geheim zu halten, angemessen zu schützen und dürfen nur autorisierten Personen zugänglich gemacht werden. Der Kunde informiert AeManie unverzüglich über einen Verdacht auf Missbrauch oder unberechtigten Zugriff.
4. Handlungen über das Kundenkonto werden dem Kunden zugerechnet, soweit sie aus seinem Verantwortungsbereich stammen. Das gilt nicht, wenn der Kunde den Missbrauch nicht zu vertreten hat.
6. Rufnummern und Telefonie
1. Rufnummern werden nach technischer, regulatorischer und carrierseitiger Verfügbarkeit bereitgestellt. Ein Anspruch auf eine bestimmte Rufnummer oder dauerhafte Beibehaltung besteht nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
2. Rufnummern bleiben Bestandteil des öffentlichen Nummernraums. Der Kunde erwirbt kein Eigentum an einer Rufnummer, sondern ausschließlich ein Nutzungsrecht für die Vertragsdauer und im Rahmen der geltenden Zuteilungs- und Nutzungsbestimmungen.
3. Für geografische Rufnummern muss der Kunde die nach den regulatorischen Vorgaben erforderliche Ortsnetzzugehörigkeit und Anschrift nachweisen. Änderungen sind AeManie unverzüglich mitzuteilen.
4. Portierung, Mitnahme, Übertragung oder Freigabe einer Rufnummer erfolgt nur, soweit dies rechtlich vorgesehen, technisch möglich und nach den Bedingungen des beteiligten Carriers zulässig ist. Zwingende Portierungsrechte bleiben unberührt.
5. Der Kunde trägt die Entgelte seines bisherigen oder eigenen Telekommunikationsanbieters, insbesondere für eine Rufumleitung auf eine VoiceWelle-Rufnummer. Weiterleitungen durch VoiceWelle sind nur im Umfang des gebuchten Tarifs enthalten.
6. Verbindungen zu Auslands-, Premium-, Sonder- oder Mehrwertdiensterufnummern können gesperrt oder gesondert berechnet werden.
7. AeManie darf zur Erbringung der Telefonie mehrere Carrier einsetzen, Routingwege ändern und bei Störungen auf andere geeignete Anbieter wechseln, sofern die wesentlichen Funktionen erhalten bleiben und datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden.
7. KI-Einsatz und Transparenz
1. VoiceWelle verwendet künstliche Intelligenz zur automatisierten Verarbeitung von Sprache und Text. KI-generierte Antworten können fehlerhaft, unvollständig, mehrdeutig oder situationsbedingt ungeeignet sein.
2. Der Kunde muss Gesprächsvorgaben, Wissensbasis, Öffnungszeiten, Preise, Produktinformationen, Weiterleitungsregeln und Integrationen vor Produktivbetrieb prüfen und während der Nutzung aktuell halten.
3. Der Kunde muss sicherstellen, dass Anrufende spätestens bei der ersten Interaktion klar und verständlich darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Eine von VoiceWelle bereitgestellte Transparenzansage darf nicht entfernt, umgangen oder irreführend verändert werden.
4. Die KI-Transparenzansage ersetzt weder eine erforderliche Datenschutzinformation noch eine gegebenenfalls notwendige Einwilligung oder sonstige Rechtsgrundlage.
5. Eine dauerhafte Aufzeichnung von Gesprächsaudio ist standardmäßig nicht Bestandteil des Dienstes. Wird eine Aufzeichnungsfunktion individuell aktiviert, darf der Kunde sie nur einsetzen, wenn sämtliche Gesprächsteilnehmer zuvor wirksam informiert wurden und alle erforderlichen Einwilligungen oder sonstigen Rechtsgrundlagen vorliegen.
6. VoiceWelle führt keine biometrische Identifizierung, Stimmerkennung zur eindeutigen Personenidentifikation oder Emotionserkennung durch, sofern dies nicht ausdrücklich, rechtlich zulässig und gesondert vereinbart wurde.
7. VoiceWelle ersetzt keine menschliche Rechts-, Steuer-, Medizin-, Finanz-, Sicherheits- oder Notfallberatung. Der Kunde muss bei risikobehafteten, verbindlichen oder rechtlich erheblichen Entscheidungen eine menschliche Prüfung oder Übergabe vorsehen.
8. AeManie verwendet Kunden-, Anrufer-, Gesprächs-, Audio- und Transkriptdaten nicht zum Training allgemein verfügbarer oder öffentlicher KI-Modelle. Das gilt vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Verarbeitung und der im AVV beschriebenen technischen Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter. Der Kunde darf nur Provider- oder Routingoptionen aktivieren, deren Datenverwendung mit seiner Rechtsgrundlage vereinbar ist.
8. Pflichten des Kunden
1. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit seiner Nutzung, seiner Gesprächsabläufe, Inhalte, Weisungen, Integrationen, Zielrufnummern und Datenverarbeitungen verantwortlich.
2. Der Kunde stellt insbesondere sicher, dass er:
- über eine ausreichende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten von Anrufenden, Beschäftigten, Interessenten und sonstigen Personen verfügt;
- Anrufende nach Art. 13 oder Art. 14 DSGVO informiert und eine aktuelle Datenschutz-URL hinterlegt;
- besondere Kategorien personenbezogener Daten nur bei bestehender Rechtsgrundlage verarbeitet;
- Beschäftigten-, Mitbestimmungs- und Betriebsratsrechte beachtet;
- für Telefonwerbung, Outbound-Anrufe, SMS und sonstige Direktwerbung die erforderlichen Einwilligungen oder gesetzlichen Voraussetzungen nachweisen kann;
- die Vorgaben zur Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes einhält;
- keine Inhalte bereitstellt, die Rechte Dritter verletzen;
- angemessene menschliche Eskalations- und Notfallwege festlegt.
3. Der Kunde darf VoiceWelle nicht nutzen für:
- rechtswidrige, betrügerische, belästigende, diskriminierende oder irreführende Zwecke;
- unerlaubte Telefonwerbung, Robocalls, Dialer- oder Massenkommunikation;
- Notrufkommunikation oder sicherheitskritische Steuerung;
- Telefonie-Transit, Rufnummernhandel oder Weiterverkauf ohne Vereinbarung;
- unbefugtes Abhören, Aufzeichnen oder Überwachen;
- Schadsoftware, Angriffe, Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen oder Lasttests ohne Freigabe;
- automatisierte Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen ohne erforderliche Schutzmaßnahmen;
- verbotene KI-Praktiken oder sonstige nach geltendem Recht unzulässige Anwendungen.
4. Der Kunde unterstützt AeManie angemessen bei Fehleranalyse, Sicherheitsvorfällen, Behördenanfragen und der Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
9. Kundeninhalte und Rechte
1. Der Kunde behält sämtliche Rechte an seinen Inhalten, Daten, Gesprächsvorgaben, Wissensbasen und Konfigurationen.
2. Der Kunde räumt AeManie für die Vertragsdauer das zur Vertragserfüllung erforderliche, nicht ausschließliche Recht ein, diese Inhalte technisch zu speichern, zu vervielfältigen, zu übertragen, umzuformen und den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern zugänglich zu machen.
3. Soweit an KI-Ausgaben Rechte entstehen und keine Rechte Dritter entgegenstehen, darf der Kunde die für ihn erzeugten Ausgaben für seine eigenen betrieblichen Zwecke verwenden. AeManie garantiert weder Schutzfähigkeit noch Exklusivität oder Freiheit von Rechten Dritter.
4. Der Kunde gewährleistet, dass er über die erforderlichen Rechte an den bereitgestellten Inhalten verfügt.
5. Verletzt der Kunde schuldhaft Rechte Dritter oder gesetzliche Vorgaben, stellt er AeManie von hieraus entstehenden berechtigten Ansprüchen Dritter und notwendigen Kosten der Rechtsverteidigung frei. AeManie informiert den Kunden unverzüglich und überlässt ihm, soweit angemessen, die Mitwirkung an der Verteidigung und Vergleichsführung.
10. Preise und Abrechnung
1. Es gelten die Preise des bei Vertragsschluss einbezogenen Preisblatts oder individuellen Angebots. Alle Preisangaben verstehen sich einschließlich oder zuzüglich Umsatzsteuer entsprechend der ausdrücklichen Kennzeichnung.
2. Monatliche Grundgebühren werden im Voraus berechnet. Nutzungsabhängige Entgelte werden nach Ablauf des Abrechnungszeitraums abgerechnet.
3. Ein KI-angenommener Anruf zählt, sobald der Anruf technisch angenommen und die KI-Verarbeitung gestartet wurde. Das gilt auch, wenn der Anrufer unmittelbar danach auflegt.
4. KI-Minuten laufen ab Beginn der technischen KI-Verarbeitung bis zur Beendigung, Übergabe oder Weiterleitung. Mehrverbrauch wird je angefangene KI-Minute nach dem gebuchten Tarif berechnet.
5. Nicht verbrauchte Kontingente verfallen am Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats, sofern nicht anders vereinbart. Eine Übertragung oder Auszahlung findet nicht statt.
6. Nutzungsdaten und technischen Abrechnungsprotokolle von AeManie sind für die Abrechnung maßgeblich, sofern der Kunde nicht konkrete Anhaltspunkte für einen Fehler nachweist.
11. Zahlung und Verzug
1. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar, sofern nichts anderes vereinbart ist.
2. Im Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und Pauschalen. AeManie kann nach erfolgloser Mahnung und angemessener Fristsetzung den Dienst sperren. Eine Fristsetzung ist entbehrlich, wenn sofortiges Handeln gesetzlich zulässig oder zur Abwehr erheblicher Risiken erforderlich ist.
3. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen, entscheidungsreifen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Zurückbehaltungsrechte dürfen nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausgeübt werden.
4. Einwendungen gegen Rechnungen sind unverzüglich nach Feststellung mitzuteilen. Gesetzliche Rechte und Einwendungsfristen bleiben unberührt.
12. Preisanpassungen
1. AeManie darf laufende Entgelte mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen in TextForm anpassen, wenn und soweit sich für die Preisberechnung maßgebliche Kosten nach Vertragsschluss verändern. Dazu gehören insbesondere Kosten für Telekommunikation, Carrier, Hosting, Rechenleistung, KI-Dienste, Lizenzen, Energie, Sicherheit sowie gesetzliche oder regulatorische Anforderungen.
2. Die Anpassung darf nur die tatsächliche Kostenveränderung berücksichtigen und nicht zur zusätzlichen Erhöhung der Gewinnmarge verwendet werden. Kostensenkungen sind nach denselben Maßstäben angemessen zu berücksichtigen. Kostensteigerungen dürfen gegen Kostensenkungen verrechnet werden.
3. Bei einer Preiserhöhung kann der Kunde den betroffenen Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung außerordentlich kündigen. AeManie weist in der Mitteilung auf dieses Recht hin. Die Kündigung muss vor Wirksamwerden der Erhöhung zugehen.
4. Preisänderungen aufgrund einer Änderung des gesetzlichen Umsatzsteuersatzes können zum Zeitpunkt der Steueränderung ohne Sonderkündigungsrecht weitergegeben werden, soweit nur die Steueränderung nachvollzogen wird.
13. Laufzeit und Kündigung
1. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwölf Monate ab Bereitstellung oder Freischaltung, sofern im Angebot oder Tarif nichts anderes vereinbart ist.
2. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in TextForm gekündigt werden. Soweit zwingendes Telekommunikationsrecht eine günstigere Kündigung zulässt, geht dieses vor.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für AeManie insbesondere vor, wenn der Kunde:
- trotz Mahnung fällige wesentliche Zahlungen nicht leistet;
- VoiceWelle rechtswidrig oder entgegen Ziffer 8 nutzt;
- erforderliche datenschutzrechtliche oder regulatorische Nachweise nicht erbringt;
- wesentliche Vertragspflichten nachhaltig verletzt;
- eine erhebliche Gefahr für Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit verursacht;
- falsche Angaben zur Unternehmereigenschaft, Identität oder Rufnummernberechtigung macht.
4. Soweit der wichtige Grund heilbar ist, ist grundsätzlich zuvor eine angemessene Abhilfefrist zu setzen. Dies gilt nicht, wenn sofortiges Handeln erforderlich oder eine Fortsetzung unzumutbar ist.
5. Kündigungen bedürfen der TextForm. Das Kundenportal kann eine elektronische Kündigungsfunktion bereitstellen.
14. Folgen der Vertragsbeendigung
1. Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht. AeManie kann Zugänge, Integrationen und Rufnummernnutzung deaktivieren.
2. Der Kunde muss rechtzeitig vor Vertragsende die verfügbaren Daten exportieren. Auf Anforderung unterstützt AeManie im vereinbarten oder angemessenen Umfang; zusätzlicher Aufwand kann nach vorheriger Mitteilung berechnet werden.
3. Personenbezogene Daten werden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht oder zurückgegeben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
4. Offene Zahlungsansprüche, Vertraulichkeitspflichten, Haftungsregelungen und Bestimmungen, die ihrem Zweck nach fortgelten, bleiben bestehen.
15. Verfügbarkeit und Wartung
1. Soweit kein abweichendes SLA vereinbart ist, beträgt die vereinbarte durchschnittliche technische Verfügbarkeit der VoiceWelle-Plattform 99,5 Prozent im Kalenderjahr.
2. Maßgeblich ist die Erreichbarkeit des von AeManie betriebenen Plattformübergabepunkts. Nicht als Nichtverfügbarkeit zählen insbesondere:
- angekündigte Wartungsfenster;
- notwendige Sicherheits- oder Notfallwartungen;
- höhere Gewalt;
- Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden;
- Störungen des Internetanschlusses, der Telefonanlage, Endgeräte oder Mobilfunkversorgung des Kunden;
- Störungen öffentlicher oder externer Telekommunikationsnetze, soweit AeManie diese nicht zu vertreten hat;
- Ausfälle kundenseitiger oder vom Kunden ausgewählter Integrationen;
- Angriffe, Missbrauch oder außergewöhnliche Lasten, die trotz angemessener Schutzmaßnahmen nicht vermeidbar waren;
- Zeiten einer berechtigten Sperrung.
3. AeManie führt Wartungen nach Möglichkeit zu nutzungsarmen Zeiten durch und informiert bei wesentlichen planbaren Beeinträchtigungen angemessen im Voraus.
4. Eine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit und fehlerfreie Telefonannahme werden nicht geschuldet. Gesetzliche Gewährleistungs-, Minderungs- und Schadensersatzrechte bei von AeManie zu vertretenden Leistungsstörungen bleiben nach Maßgabe dieser AGB bestehen. Automatische Servicegutschriften bestehen nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden.
5. Der Kunde muss erkennbare Störungen unverzüglich mit geeigneten Informationen melden und bei der Eingrenzung mitwirken.
16. Änderungen des Dienstes
1. AeManie darf den Dienst weiterentwickeln, Schnittstellen aktualisieren und Funktionen ändern, soweit dies aus Sicherheits-, Datenschutz-, technischen, regulatorischen oder wirtschaftlichen Gründen erforderlich ist und die wesentlichen Funktionen des gebuchten Tarifs erhalten bleiben.
2. Wesentliche nachteilige Änderungen werden mindestens sechs Wochen vorher in TextForm angekündigt, soweit kein dringender Sicherheits- oder Rechtsgrund eine schnellere Umsetzung verlangt.
3. Wird eine wesentliche vertragliche Hauptleistung dauerhaft nachteilig geändert, kann der Kunde den betroffenen Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich kündigen. Kein Kündigungsrecht besteht bei rein vorteilhaften Änderungen, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder Änderungen ohne wesentlichen Einfluss auf die vereinbarte Nutzung.
17. Drittanbieter und Integrationen
1. VoiceWelle nutzt zur Vertragserfüllung spezialisierte Hosting-, Telekommunikations- und KI-Anbieter. Datenschutzrechtlich relevante Anbieter sind im AVV und dessen Anlage aufgeführt.
2. Für eigene Systeme und Verträge des Kunden, insbesondere seine Telefonanlage, Rufumleitung, CRM-, Kalender-, Messenger-, E-Mail- oder Automatisierungssysteme, ist der Kunde verantwortlich.
3. AeManie haftet nicht für Störungen oder Änderungen solcher kundenseitigen Drittanbieter, soweit AeManie sie nicht zu vertreten hat. Die gesetzliche Verantwortlichkeit von AeManie für die von AeManie zur Vertragserfüllung eingesetzten Erfüllungsgehilfen bleibt unberührt.
4. Ändert oder beendet ein notwendiger Drittanbieter seinen Dienst, darf AeManie ihn durch einen funktional geeigneten Anbieter ersetzen. Datenschutzrechtliche Informations- und Widerspruchsrechte bleiben unberührt.
18. Datenschutz
1. Die Parteien beachten die geltenden Datenschutzvorschriften.
2. Soweit AeManie personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag in Teil B.
3. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Gesprächsverarbeitung, die Information der Anrufenden, die gewählten Speicherfristen, Empfänger, Integrationen und Weisungen.
4. Gesprächsaudio wird standardmäßig nur während der technischen Gesprächsabwicklung verarbeitet und von VoiceWelle nicht als Audiodatei dauerhaft gespeichert. Transkripte, Zusammenfassungen und zugehörige Metadaten können entsprechend der Kundenkonfiguration, Leistungsbeschreibung und des AVV gespeichert werden.
5. Die primäre Speicherung der VoiceWelle-Anwendungs- und Kundendaten erfolgt auf für den Europäischen Wirtschaftsraum konfigurierter Infrastruktur. Einzelne optionale Telekommunikations- oder KI-Anbieter haben ihren Sitz außerhalb des EWR oder setzen dort Unterauftragsverarbeiter ein. Solche Verarbeitungen erfolgen nur nach Maßgabe des AVV und geeigneter Garantien. VoiceWelle garantiert daher nicht pauschal, dass bei jeder optionalen Provider- oder Routingkonfiguration sämtliche Verarbeitung ausschließlich innerhalb des EWR stattfindet.
19. Vertraulichkeit
1. Beide Parteien behandeln alle als vertraulich gekennzeichneten oder ihrer Natur nach vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung.
2. Die Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die nachweislich öffentlich bekannt, rechtmäßig von Dritten erlangt, unabhängig entwickelt oder aufgrund gesetzlicher Pflicht offenzulegen sind.
3. Beschäftigte und eingesetzte Personen werden angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet.
4. Die Vertraulichkeitspflicht gilt für drei Jahre nach Vertragsende fort; Geschäftsgeheimnisse bleiben solange geschützt, wie sie Geschäftsgeheimnisse sind.
20. Mängel und Gewährleistung
1. AeManie stellt VoiceWelle im vereinbarten Zustand bereit und behebt reproduzierbare Mängel innerhalb angemessener Frist.
2. Der Kunde beschreibt Mängel möglichst konkret und stellt erforderliche Informationen, Protokolle und Testmöglichkeiten bereit.
3. Kein Mangel liegt insbesondere vor, wenn die Beeinträchtigung auf falscher Kundenkonfiguration, ungeeigneten Inhalten, nicht unterstützten Drittsystemen, fehlender Internet- oder Telefonieverbindung oder einer vertragswidrigen Nutzung beruht.
4. Gesetzliche Gewährleistungsrechte bleiben im Übrigen unberührt.
21. Haftung
1. AeManie haftet unbeschränkt:
- bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit;
- bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit;
- nach dem Produkthaftungsgesetz;
- bei ausdrücklich übernommenen Garantien;
- soweit eine Haftungsbeschränkung gesetzlich unzulässig ist.
2. Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet AeManie nur auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
3. Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
4. Die vorstehenden Beschränkungen gelten entsprechend zugunsten der Organe, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von AeManie.
5. AeManie haftet nicht für Schäden, die auf rechtswidrigen oder fehlerhaften Inhalten, Weisungen, Datenschutzinformationen, Rechtsgrundlagen, Integrationen oder Konfigurationen des Kunden beruhen, soweit AeManie den Schaden nicht mitverursacht hat.
6. AeManie haftet nicht für Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden oder unabhängiger Dritter. Die gesetzliche Zurechnung des Verschuldens eigener Erfüllungsgehilfen bleibt unberührt.
7. Soweit der Kunde Daten exportieren oder sichern kann, hat er angemessene Sicherungsmaßnahmen zu treffen. Bei einem von AeManie einfach fahrlässig verursachten Datenverlust ist die Haftung auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei angemessener Datensicherung und Nutzung bereitgestellter Exportmöglichkeiten entstanden wäre. Ziffer 21.1 bleibt unberührt.
22. Sperrung
1. AeManie darf den Zugang oder einzelne Funktionen vorübergehend sperren, soweit dies erforderlich ist, um Missbrauch, Sicherheitsrisiken, Angriffe, Rechtsverletzungen, Zahlungsrisiken, erhebliche Störungen oder eine Überlastung zu verhindern.
2. AeManie berücksichtigt Art, Dauer und Auswirkungen der Sperrung und beschränkt sie auf das notwendige Maß.
3. Soweit möglich und zumutbar, wird der Kunde vorab informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe. Eine vorherige Information ist nicht erforderlich, wenn sofortiges Handeln notwendig oder gesetzlich geboten ist.
4. Beruht die Sperrung auf einem vom Kunden zu vertretenden Umstand, bleibt seine Zahlungspflicht bestehen. Gesetzliche Gegenrechte bleiben unberührt.
23. Höhere Gewalt
1. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Ausfälle aufgrund von Ereignissen außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs, insbesondere Naturereignissen, Krieg, Terror, behördlichen Maßnahmen, flächendeckenden Netz- oder Energieausfällen, Arbeitskämpfen, Epidemien oder schwerwiegenden Cyberangriffen trotz angemessener Schutzmaßnahmen.
2. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich und bemüht sich um Schadensminderung.
3. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage und beeinträchtigt es eine wesentliche Leistung erheblich, kann jede Partei den betroffenen Vertrag in TextForm kündigen.
24. Änderungen dieser AGB
1. AeManie darf diese AGB für bestehende Dauerschuldverhältnisse ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, insbesondere aufgrund geänderter Gesetze, Rechtsprechung, Behördenvorgaben, Sicherheitsanforderungen oder technischer Rahmenbedingungen, und die Änderung das vertragliche Gleichgewicht nicht unangemessen zulasten des Kunden verschiebt.
2. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in TextForm mitgeteilt. Soweit die Änderung den Kunden wesentlich benachteiligt, kann er bis zum Wirksamwerden kündigen. AeManie weist auf dieses Recht hin.
3. Änderungen wesentlicher Hauptleistungspflichten oder Preise richten sich ausschließlich nach Ziffer 12 beziehungsweise Ziffer 16 und können nicht allein durch eine AGB-Änderung erfolgen.
25. Schlussbestimmungen
1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Kempten (Allgäu), soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Zwingende Gerichtsstände bleiben unberührt.
3. Rechte und Pflichten aus dem Vertrag dürfen nur mit Zustimmung der anderen Partei übertragen werden. Ausgenommen sind Forderungsabtretungen im Rahmen des gewöhnlichen Geschäftsverkehrs sowie Übertragungen an verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger, soweit berechtigte Interessen der anderen Partei nicht beeinträchtigt werden.
4. Änderungen, Ergänzungen und vertragsbezogene Erklärungen bedürfen mindestens der TextForm, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Individuelle Abreden bleiben unberührt.
5. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.
Version 2.0 — Stand: 17. September 2026
Teil B — Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO
zwischen dem im Angebot, Auftragsformular oder VoiceWelle-Kundenkonto bezeichneten Kunden („Verantwortlicher“) und der AeManie GmbH („Auftragsverarbeiter“).
AeManie GmbH
Uhlandstraße 16, 87437 Kempten (Allgäu), Deutschland
Amtsgericht Kempten (Allgäu), HRB 17503
E-Mail: info@voicewelle.de
1. Gegenstand und Geltung
1. Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch AeManie im Auftrag des Verantwortlichen bei der Nutzung von VoiceWelle.
2. Der AVV wird mit Annahme des Angebots, elektronischer Bestätigung oder Aktivierung des Kundenkontos Bestandteil des Hauptvertrags.
3. Bei Widersprüchen zu den AGB geht dieser AVV hinsichtlich der Auftragsverarbeitung vor.
2. Dauer
1. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Hauptvertrags einschließlich erforderlicher Übergabe-, Export-, Sicherungs- und Löschfristen.
2. Einzelne gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Sicherungskopien können über das Vertragsende hinaus bestehen. Für diese Daten gilt der AVV bis zur Löschung fort.
3. Art und Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung umfasst, abhängig von der Konfiguration:
- technische Annahme, Übertragung und Verarbeitung eingehender und vereinbarter ausgehender Telefonanrufe;
- Streaming und temporäre Verarbeitung von Sprachdaten;
- Speech-to-Text, Textverarbeitung, LLM-Verarbeitung und Text-to-Speech;
- KI-gestützte Gesprächsführung und Anliegenserkennung;
- Routing und Weiterleitung an bestimmte Zielstellen;
- Erstellung, Speicherung, Anzeige und Übermittlung von Transkripten und Zusammenfassungen;
- Verarbeitung von Termin-, Rückruf-, Kontakt- und CRM-Daten;
- E-Mail-, Webhook-, API- und Automatisierungsfunktionen;
- Kundenportal, Abrechnung, Support, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention, Sicherheit und Verfügbarkeit.
4. Datenarten und betroffene Personen
| Datenarten | Betroffene Personen |
|---|---|
| Rufnummern, Datum, Uhrzeit, Gesprächsdauer, Call-ID, Routing- und Verbindungsdaten | Anrufende, Beschäftigte, Ansprechpartner |
| Sprach- und Gesprächsinhalte während der Live-Verarbeitung | Anrufende, Beschäftigte und sonstige Gesprächsteilnehmer |
| Transkripte, Zusammenfassungen, Anliegen, Rückruf-, Bestell- und Terminwünsche | Anrufende, Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstige Kontakte |
| Namen, E-Mail-Adressen, Anschriften, Zielrufnummern, Abteilungen und Verfügbarkeiten | Beschäftigte, Ansprechpartner und Kontakte des Verantwortlichen |
| CRM-, Kalender-, Wissensbasis-, Kontakt-, Bestell- und Integrationsdaten | Je nach Nutzung Kunden, Interessenten, Beschäftigte, Lieferanten und sonstige Personen |
| Konto-, Benutzer-, Rollen-, Protokoll-, Geräte-, IP- und Supportdaten | Nutzer des Kundenkontos und Administratoren |
1. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Ziel der Standardleistung. Soweit betroffene Personen solche Daten im Gespräch mitteilen oder der Verantwortliche entsprechende Prozesse konfiguriert, werden sie ausschließlich zur technischen Vertragserfüllung und nach dokumentierter Weisung verarbeitet.
2. Der Verantwortliche darf VoiceWelle nicht gezielt für umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien einsetzen, sofern keine geeignete Rechtsgrundlage, Datenschutz-Folgenabschätzung und erforderlichen zusätzlichen Schutzmaßnahmen bestehen.
3. Eine biometrische Identifizierung oder Emotionserkennung ist nicht Gegenstand der Standardverarbeitung.
5. Verantwortlichkeit und Weisungen
1. Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Speicherfristen und Weisungen verantwortlich.
2. AeManie verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, soweit keine gesetzliche Verpflichtung entgegensteht.
3. Weisungen ergeben sich aus dem Hauptvertrag, diesem AVV, der Kundenkonfiguration, freigeschalteten Integrationen sowie dokumentierten Supportanfragen in TextForm.
4. Hält AeManie eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, informiert AeManie den Verantwortlichen unverzüglich, soweit rechtlich zulässig. AeManie darf die Ausführung bis zur Bestätigung, Änderung oder Klärung aussetzen.
5. Zusätzliche Weisungen, die vom vereinbarten Leistungsumfang abweichen, können nach vorheriger Information über den Aufwand gesondert berechnet werden.
6. Pflichten von AeManie
AeManie verpflichtet sich insbesondere:
- Daten nur im Rahmen dokumentierter Weisungen zu verarbeiten;
- zur Verarbeitung befugte Personen auf Vertraulichkeit zu verpflichten;
- geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO umzusetzen;
- den Verantwortlichen angemessen bei Betroffenenrechten, Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Behördenkonsultationen zu unterstützen;
- Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich mitzuteilen;
- die Voraussetzungen für den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter einzuhalten;
- Daten nach Vertragsende nach Maßgabe von Ziffer 13 zu löschen oder zurückzugeben;
- erforderliche Informationen und geeignete Nachweise zur Verfügung zu stellen;
- dem Verantwortlichen mitzuteilen, wenn AeManie gesetzlich zu einer von der Weisung abweichenden Verarbeitung verpflichtet ist, sofern die Mitteilung nicht verboten ist.
7. Pflichten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche verpflichtet sich insbesondere:
- nur rechtmäßige und hinreichend bestimmte Weisungen zu erteilen;
- betroffene Personen ordnungsgemäß zu informieren;
- erforderliche Einwilligungen und Nachweise zu dokumentieren;
- angemessene Speicher- und Löschfristen zu konfigurieren;
- Zugänge, Rollen und Integrationen regelmäßig zu prüfen;
- keine unnötigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten in Wissensbasen, Logs oder Agentenkonfigurationen zu hinterlegen;
- AeManie unverzüglich über Fehler, Sicherheitsrisiken und datenschutzrechtlich relevante Umstände zu informieren.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen
1. Die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus Anlage 2.
2. AeManie darf Maßnahmen ändern, wenn das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird und die Änderungen dem technischen Fortschritt, der Risikolage oder geänderten Systemen dienen.
3. Der Verantwortliche prüft, ob die Maßnahmen für seine konkreten Zwecke, Datenarten und Risiken ausreichend sind. Zusätzliche Anforderungen müssen vor der Verarbeitung vereinbart werden.
9. Weitere Auftragsverarbeiter
1. Der Verantwortliche erteilt AeManie eine allgemeine Genehmigung, die in Anlage 1 genannten weiteren Auftragsverarbeiter einzusetzen. Nicht jeder gelistete Anbieter wird für jeden Kunden oder jeden Anruf eingesetzt; der konkrete Einsatz hängt von Tarif, Verfügbarkeit, Routing, Region und Kundenkonfiguration ab.
2. AeManie informiert den Verantwortlichen vor dem Einsatz eines neuen oder der Ersetzung eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters in TextForm oder über einen dafür vorgesehenen elektronischen Informationskanal.
3. Der Verantwortliche kann innerhalb von 14 Kalendertagen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Der Widerspruch muss den konkreten Grund benennen.
4. Können die Parteien keine angemessene Alternative vereinbaren, darf AeManie die betroffene Funktion einstellen oder den betroffenen Vertragsteil mit angemessener Frist kündigen. Der Verantwortliche darf seinerseits den betroffenen Vertragsteil zum Zeitpunkt des Einsatzes kündigen.
5. AeManie verpflichtet weitere Auftragsverarbeiter vertraglich auf ein diesem AVV im Wesentlichen gleichwertiges Datenschutzniveau. AeManie bleibt für deren datenschutzrechtliche Pflichten nach Maßgabe von Art. 28 Abs. 4 DSGVO verantwortlich.
6. Vom Verantwortlichen eigenständig beauftragte und mit VoiceWelle verbundene Anbieter sind keine Unterauftragsverarbeiter von AeManie, soweit AeManie sie nicht selbst im Auftrag einsetzt.
10. Drittlandübermittlungen
1. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
2. Als Garantien kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, das EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und erforderliche ergänzende Maßnahmen in Betracht.
3. Die primäre Speicherung der VoiceWelle-Plattform wird auf EWR-Infrastruktur konfiguriert. Bei US-amerikanischen Telekommunikations- oder KI-Anbietern können dennoch Drittlandbezüge entstehen, insbesondere durch globales Routing, Support, Sicherheitsverarbeitung, Missbrauchsprävention oder eigene Unterauftragsverarbeiter.
4. Bei als EU-Region gekennzeichneten Funktionen verwendet AeManie die dafür vorgesehenen regionalen Endpunkte und Einstellungen, soweit vertraglich verfügbar. Eine bloße EU-Speicherregion wird nicht als Garantie einer ausschließlich in der EU stattfindenden Live-Verarbeitung dargestellt.
5. Der Verantwortliche kann Funktionen oder Provider mit Drittlandbezug deaktivieren, soweit VoiceWelle hierfür eine geeignete Konfigurationsmöglichkeit anbietet. Dadurch kann der Funktionsumfang eingeschränkt werden.
11. Betroffenenrechte und Behörden
1. AeManie leitet Anfragen betroffener Personen, die offensichtlich den Verantwortlichen betreffen, unverzüglich an diesen weiter und beantwortet sie nicht eigenständig, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
2. AeManie unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung von Art und Umfang der Verarbeitung angemessen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und der Behandlung automatisierter Entscheidungen.
3. AeManie unterstützt angemessen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen. Über die Standardfunktionen hinausgehender Aufwand kann nach vorheriger Mitteilung berechnet werden, soweit AeManie die Ursache nicht zu vertreten hat.
12. Datenschutzverletzungen
1. AeManie informiert den Verantwortlichen unverzüglich, nachdem AeManie eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Verantwortungsbereich von AeManie bekannt geworden ist.
2. Die Mitteilung enthält, soweit verfügbar:
- Art und Umfang des Vorfalls;
- betroffene Datenarten und Personengruppen;
- voraussichtliche Folgen;
- ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen;
- eine Kontaktstelle für Rückfragen.
3. Fehlende Informationen werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht. Die Bewertung und Meldung an Aufsichtsbehörden oder betroffene Personen obliegt dem Verantwortlichen, soweit nicht AeManie selbst gesetzlich verpflichtet ist.
13. Löschung und Rückgabe
1. Während der Vertragsdauer kann der Verantwortliche verfügbare Transkripte, Zusammenfassungen und Metadaten über das Kundenportal oder vereinbarte Schnittstellen abrufen oder exportieren.
2. Nach Beendigung des Hauptvertrags löscht AeManie nach Wahl des Verantwortlichen die personenbezogenen Daten oder stellt die noch verfügbaren Daten in einem gängigen Format zur Rückgabe bereit und löscht anschließend die vorhandenen Kopien.
3. Macht der Verantwortliche bis zum Vertragsende keine Wahl geltend, löscht AeManie die Kunden- und Gesprächsdaten grundsätzlich spätestens drei Monate nach Vertragsende.
4. Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Backup-Zyklen überschrieben oder gelöscht, grundsätzlich spätestens innerhalb von weiteren 90 Tagen, sofern keine gesetzliche Pflicht oder dokumentierte Sicherungsnotwendigkeit entgegensteht. Bis dahin werden sie gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.
5. Gesprächsaudio wird standardmäßig nicht dauerhaft als Audiodatei gespeichert. Temporäre Puffer werden nach Abschluss der technischen Verarbeitung verworfen. Für ausdrücklich aktivierte Aufzeichnungsfunktionen gelten die vereinbarten Speicherfristen.
6. Gesetzlich aufzubewahrende Vertrags-, Abrechnungs- und Nachweisdaten werden getrennt und nur für die Dauer der jeweiligen Pflicht gespeichert.
14. Nachweise und Kontrollen
1. AeManie stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage geeignete Informationen, Selbstauskünfte, TOM-Dokumentationen, Zertifikate oder Auditberichte zur Verfügung.
2. Reichen diese Nachweise bei konkretem berechtigtem Anlass nicht aus, darf der Verantwortliche nach mindestens 30 Kalendertagen Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten eine Prüfung durchführen oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen lassen.
3. Prüfungen dürfen den Geschäftsbetrieb nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen und keine Daten anderer Kunden, Geschäftsgeheimnisse oder Sicherheitsinformationen offenlegen. AeManie darf in solchen Fällen gleichwertige alternative Nachweise bereitstellen.
4. Eine reguläre Prüfung pro Kalenderjahr ist bei angemessenem Umfang eingeschlossen. Zusätzliche Prüfungen können nach Aufwand berechnet werden, es sei denn, sie beruhen auf einem nachgewiesenen Verstoß von AeManie oder einem Sicherheitsvorfall im Verantwortungsbereich von AeManie.
15. Schlussbestimmungen des AVV
1. Änderungen dieses AVV bedürfen der TextForm.
2. Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO, den sonstigen zwingenden gesetzlichen Vorschriften und ergänzend nach den Haftungsregelungen des Hauptvertrags.
3. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Es gelten ergänzend die gesetzlichen Regelungen.
Anlage 1 zum AVV — Genehmigte weitere Auftragsverarbeiter
Stand: 17. September 2026
Die folgende Liste enthält Anbieter, die abhängig von Tarif, Routing, technischer Verfügbarkeit und Kundenkonfiguration eingesetzt werden können. Nicht alle Anbieter verarbeiten Daten jedes Kunden.
| Anbieter | Sitz / primärer Standort | Zweck und mögliche Daten | Konfiguration / Drittlandbezug |
|---|---|---|---|
| Twilio Ireland Limited / Twilio Inc. | Irland / USA | Rufnummern, SIP, Telefonie, Routing; Rufnummern, Audio-Stream, Call-Metadaten | Soweit verfügbar EU-Region; mögliche Verarbeitung oder Zugriffe außerhalb des EWR. DPA, Angemessenheitsbeschluss/DPF und/oder SCC nach Vertragskonto. |
| Telnyx LLC / Telnyx Ireland Limited | USA / Irland | Rufnummern, SIP, Telefonie, Routing; Rufnummern, Audio-Stream, Call-Metadaten | EU-Data-Locality und EU-Endpunkte, soweit aktiviert. EU-Speicherung bedeutet nicht zwingend EU-only-Live-Verarbeitung. DPA und SCC/sonstige Garantien. |
| sipgate GmbH | Düsseldorf, Deutschland | Rufnummern, SIP, Telefonie, Routing; Rufnummern, Audio-Stream, Verkehrs- und Call-Metadaten | Primär Deutschland/EWR; etwaige weitere Verarbeitungen gemäß sipgate-AVV und aktueller Unterauftragsnehmerliste. |
| Deepgram, Inc. | USA; EU-Endpunkt | Speech-to-Text und gegebenenfalls weitere Sprachverarbeitung; temporäres Audio, Text, technische Metadaten | Produktive EU-Workloads über api.eu.deepgram.com, soweit verfügbar. US-Anbieter; DPA und geeignete Transfergarantien erforderlich. |
| Aliru GmbH (DeepScript) | Mannheim, Deutschland; Rechenzentren Nürnberg/Falkenstein | Speech-to-Text; Audio, Transkripte und technische Metadaten | Verarbeitung nach Anbieterangaben in Deutschland; AVV erforderlich. Kein Drittlandtransfer für die Kern-Transkription vorgesehen. |
| Mistral AI SAS | Paris, Frankreich | LLM, Zusammenfassung, Klassifizierung, strukturierte Extraktion; Transkripte, Prompts, Ausgaben | EU-Region/regionale Endpunkte, soweit aktiviert. Featureabhängige Drittlandtransfers über Unterauftragsverarbeiter möglich; DPA, SCC oder andere Garantien. |
| OpenRouter, Inc. | USA | Vermittlung und Routing zu ausgewählten Sprachmodellen; Prompts, Transkriptausschnitte, Ausgaben und Metadaten | Drittlandtransfer und Verarbeitung hängen vom ausgewählten Modellanbieter ab. Nur mit DPA sowie bevorzugt Zero-Data-Retention- und No-Training-Routen. |
| OpenAI Ireland Limited / OpenAI, L.L.C. | Irland / USA | LLM, Zusammenfassung, Klassifizierung und Extraktion; Transkripte, Prompts, Ausgaben | EU-Projekte und EU-Endpunkte, soweit für das Konto und die Funktion verfügbar. Andernfalls mögliche USA-Verarbeitung. DPA, DPF/SCC und geeignete Kontrollen. |
| Hostinger International Ltd. | Zypern; gewählte EU-Rechenzentrumsregion | Hosting, Server, Netzwerk, Backups und gegebenenfalls E-Mail; Kunden-, Gesprächs-, Anwendungs- und Protokolldaten | VoiceWelle-Workloads nur in vertraglich gewählter EU-Region. Mögliche Drittlandbezüge durch Support oder Unterauftragsverarbeiter gemäß Hostinger-DPA; SCC soweit erforderlich. |
| ElevenLabs, Inc. | USA; optionale EU-Umgebung | Text-to-Speech und gegebenenfalls Voice-Agent-Funktionen; Text, synthetisches Audio, Konfiguration und Metadaten | EU-Data-Residency ist tarif- und vertragsabhängig; EU-only-Verarbeitung nur bei entsprechend aktivierter EU-Umgebung. Sonst möglicher Drittlandtransfer auf Basis von DPA/SCC/DPF. |
| Unesty Company / VolpaByte | Mittweida, Deutschland; Rechenzentrum Frankfurt am Main | VPS-, Netzwerk- und Hosting-Infrastruktur; Anwendungs-, Kunden-, Gesprächs- und Protokolldaten | Serverstandort Frankfurt am Main. Kein Drittlandtransfer für das primäre Hosting vorgesehen; Einsatz nur bei bestehendem AVV oder gleichwertiger Vereinbarung. |
Wichtige Routingregel: Anbieter mit Drittlandbezug dürfen für personenbezogene Gesprächsinhalte nur eingesetzt werden, wenn ein gültiger AVV/DPA und erforderliche Transfergarantien bestehen. Soweit eine EU-only-Konfiguration vertraglich zugesagt wurde, werden OpenRouter und nicht entsprechend regionalisierte Anbieter für diese Verarbeitung nicht eingesetzt.
Änderungen dieser Liste werden nach Ziffer 9 des AVV mitgeteilt.
Anlage 2 zum AVV — Technische und organisatorische Maßnahmen
1. Organisation und Datenschutzmanagement
- dokumentierte Zuständigkeiten für Betrieb, Sicherheit und Datenschutz;
- Verpflichtung autorisierter Personen auf Vertraulichkeit;
- dokumentierte Prozesse für Betroffenenrechte, Vorfälle, Löschung und Providerwechsel;
- regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Auftragsverarbeiter, Regionen und Vertragsgrundlagen;
- Versions- und Änderungsmanagement für AVV, TOM und Unterauftragsverarbeiterliste.
2. Zutritts- und physische Sicherheit
- Nutzung professioneller Rechenzentren mit kontrolliertem Zutritt;
- physische Sicherheitsmaßnahmen des jeweiligen Hostinganbieters;
- kein regulärer physischer Zugriff von AeManie-Mitarbeitenden auf die Rechenzentrumsinfrastruktur.
3. Zugangs- und Zugriffskontrolle
- individuelle Benutzerkonten und rollenbasierte Berechtigungen;
- sichere Passwortspeicherung und angemessene Authentifizierungsverfahren;
- Mehrfaktor-Authentisierung für administrative Zugänge, soweit technisch verfügbar;
- Prinzip der minimalen Berechtigung;
- geregelte Vergabe, Änderung und Entziehung von Berechtigungen;
- Schutz und regelmäßige Rotation sicherheitskritischer API-Schlüssel und Zugangsdaten.
4. Mandantentrennung
- logische Trennung der Kundendaten durch Mandantenkennungen und Zugriffskontrollen;
- serverseitige Autorisierungsprüfung;
- Trennung von Produktions-, Test- und Entwicklungsumgebungen, soweit erforderlich;
- keine Nutzung produktiver Gesprächsinhalte für allgemeine Tests oder Modelltraining.
5. Übertragungs- und Speichersicherheit
- verschlüsselte Übertragung über aktuelle TLS-Verfahren, soweit vom jeweiligen Protokoll unterstützt;
- verschlüsselte administrative Zugänge;
- Verschlüsselung gespeicherter Daten auf Infrastruktur- oder Anwendungsebene entsprechend Schutzbedarf und technischer Möglichkeit;
- kontrollierte Endpunkte und regionale Providerkonfigurationen;
- keine dauerhafte Speicherung von Gesprächsaudio im Standardbetrieb.
6. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
- Protokollierung administrativer und sicherheitsrelevanter Zugriffe;
- technische Ereignis-, Fehler- und Auditprotokolle;
- Begrenzung personenbezogener Inhalte in Logs;
- zeitliche Begrenzung und zugriffsgeschützte Speicherung von Protokollen;
- Überwachung ungewöhnlicher Zugriffe und sicherheitsrelevanter Ereignisse.
7. Verfügbarkeit und Wiederherstellung
- regelmäßige Sicherungen relevanter Daten und Konfigurationen;
- dokumentierte Wiederherstellungs- und Störungsprozesse;
- Monitoring zentraler Dienste;
- Schutzmaßnahmen gegen Überlastung und Missbrauch;
- redundante oder alternative Provider- und Routingmöglichkeiten, soweit wirtschaftlich und technisch angemessen;
- regelmäßige Überprüfung der Wiederherstellbarkeit.
8. Integrität und sichere Entwicklung
- kontrollierter Software- und Konfigurationsänderungsprozess;
- regelmäßige Sicherheitsupdates und Patchmanagement;
- Abhängigkeits- und Schwachstellenprüfung;
- Code-Review und Tests für sicherheitsrelevante Änderungen;
- Trennung von Berechtigungen und Geheimnissen;
- Schutz vor unberechtigter Veränderung von Gesprächs- und Abrechnungsdaten.
9. Löschung und Datenminimierung
- konfigurierbare oder vertraglich definierte Speicherfristen;
- Löschung oder Anonymisierung nach Zweckfortfall;
- geregelte Löschung nach Vertragsende;
- Überschreibung von Sicherungskopien innerhalb definierter Zyklen;
- Minimierung von Prompts, Providerlogs und Supportkopien;
- bevorzugte Nutzung von Zero-Retention- oder No-Training-Konfigurationen, soweit verfügbar.
10. Vorfallsmanagement
- dokumentierter Prozess zur Erkennung, Bewertung, Eindämmung und Behebung von Sicherheitsvorfällen;
- Eskalations- und Benachrichtigungswege;
- Sicherung notwendiger Nachweise;
- Ursachenanalyse und angemessene Folgemaßnahmen;
- unverzügliche Information des Verantwortlichen bei relevanten Datenschutzverletzungen.
Teil C — Preisblatt VoiceWelle
Stand: 17. September 2026
1. Geltungsbereich
1. Dieses Preisblatt gilt für die B2B-Telefonassistenzplattform VoiceWelle der AeManie GmbH.
2. Alle nachfolgend als „brutto“ bezeichneten Preise enthalten die jeweils geltende gesetzliche Umsatzsteuer. Rechnungen weisen Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag gesondert aus.
2. Monatliche Tarife
| Tarif | Monatlicher Preis brutto | Enthaltene Leistung | Mehrverbrauch |
|---|---|---|---|
| VoiceWelle Assist S | 39,00 EUR | Bis zu 30 KI-angenommene Anrufe je Kalendermonat | 0,19 EUR brutto je angefangene KI-Minute |
| VoiceWelle Assist M | 69,00 EUR | Bis zu 100 KI-angenommene Anrufe je Kalendermonat | 0,15 EUR brutto je angefangene KI-Minute |
| VoiceWelle Assist L | 99,00 EUR | Reguläre eingehende Kundenkommunikation im Rahmen angemessener Nutzung | Zusatzvolumen oder abweichende Nutzung nur nach Vereinbarung; regelmäßig 0,09 EUR brutto je angefangene KI-Minute |
| Enterprise / Delivery | Auf Anfrage | Individuelles Minuten-, Parallelgesprächs-, Integrations- und Supportvolumen | Nach individuellem Angebot |
3. Abrechnungsdefinitionen
1. Ein KI-angenommener Anruf liegt vor, sobald ein eingehender Anruf technisch von VoiceWelle angenommen und die KI-Verarbeitung gestartet wurde. Das gilt auch, wenn unmittelbar danach aufgelegt wird.
2. KI-Minuten sind die Zeit ab Beginn der technischen KI-Verarbeitung bis zur Beendigung, Übergabe oder Weiterleitung. Abgerechnet wird je angefangene Minute.
3. Kontingente gelten für einen Kalendermonat. Nicht verbrauchte Kontingente werden nicht übertragen oder ausgezahlt.
4. Nach Ausschöpfung des Kontingents bleibt der Dienst grundsätzlich aktiv und wird nach dem jeweiligen Mehrverbrauchspreis abgerechnet. Individuell vereinbarte Kostenlimits oder Sperren bleiben möglich.
5. Kosten einer kundenseitigen Rufumleitung oder sonstige Entgelte des Anschlussanbieters des Kunden trägt der Kunde.
4. Rufnummern und Weiterleitungen
1. Je nach Tarif und Verfügbarkeit kann eine deutsche geografische Festnetzrufnummer zur Nutzung mit VoiceWelle bereitgestellt werden.
2. Die Weiterleitung vom VoiceWelle-Assistenten an hinterlegte deutsche Festnetz- oder Mobilfunknummern ist ohne gesondertes VoiceWelle-Entgelt enthalten, soweit der Tarif oder das Angebot nichts anderes bestimmt.
3. Auslands-, Premium-, Sonder- und Mehrwertdiensterufnummern sind nicht enthalten und können gesperrt werden.
4. Kosten am Anschluss des Kunden, Mitarbeiters oder Zielteilnehmers übernimmt AeManie nicht.
5. Fair Use bei Assist L
1. Assist L umfasst reguläre eingehende Kundenkommunikation eines einzelnen Unternehmens oder Standorts im üblichen betrieblichen Umfang.
2. Nicht als reguläre Nutzung gelten insbesondere:
- Callcenter- oder Contact-Center-Betrieb;
- Bestell-, Liefer-, Vermittlungs- oder Buchungshotlines mit außergewöhnlich hohem Volumen;
- automatisiert oder künstlich erzeugte Anrufe;
- Massenkommunikation, Dialer- oder Robocall-Nutzung;
- Telefonie-Transit, Rufweiterverkauf oder Bereitstellung für Dritte;
- Verbindungen zu Premium-, Sonder- oder Mehrwertdiensten;
- eine Nutzung, die Sicherheit, Stabilität oder wirtschaftliche Kalkulation erheblich beeinträchtigt.
3. Bei Nutzung außerhalb des vereinbarten Profils informiert AeManie den Kunden und bietet eine angemessene Tarifumstellung, ein Zusatzvolumen oder ein Enterprise-Angebot an. Bis zur Vereinbarung gilt ein Preis von 0,09 EUR brutto je angefangene KI-Minute nur, wenn dieser Preis zuvor Vertragsbestandteil geworden ist.
4. Eine sofortige technische Beschränkung bleibt bei Missbrauch, Sicherheitsgefahr oder rechtswidriger Nutzung zulässig.
6. Zahlungsbedingungen
1. Monatliche Grundgebühren werden im Voraus berechnet. Variable Entgelte werden nachträglich für den jeweiligen Abrechnungsmonat abgerechnet.
2. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar.
3. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen und die AGB.
Fragen zu diesen Bedingungen? info@voicewelle.de